In vorige bijdragen hebben we het reeds gehad over de verplichtingen en implicaties gelinkt aan het “ Register van uiteindelijke begunstigden” ook het “UBO register” genoemd, dat werd ingevoerd bij de Belgische wet van 18 september 2017. De invoering van de Europese reglementering in België verliep zeer moeizaam en verschillende verduidelijkingen van het koninklijk besluit, handleidingen en “FAQ” nodig die meermaals werden aangepast. Zodat de registratie door de bedoelde entiteiten van hun uiteindelijke begunstigden vele uitstellen en deadlines vergde.
Eerst werd er voorzien dat elke registratie die uitgevoerd werd, binnen het jaar moest bevestigd worden. De “Informatieplichtigen” moeten inderdaad jaarlijks bevestigen dat de gegevens die in het UBO register staan adequaat, correct en actueel is en in voorkomend geval deze gegevens bijwerken. De vastgestelde termijn voor de oorspronkelijke registratie verliep op 30 september 2019. De termijn voor de bevestiging is beginnen lopen vanaf de laatste wijziging die in het UBO register werd ingevoerd. De jaarlijkse bevestiging had tussen moeten gebeuren rond 30 september 2020 voor de informatieplichtigen die de vastgelegde termijnen gerespecteerd hebben… De administratie die belast is met het bijhouden van het UBO register heeft echter op haar website een kennisgeving gepubliceerd dat zegt, “omwille van technische redenen” werden de gegevens over de uiteindelijke begunstigden die reeds door alle informatieplichtigen werden ingevoerd, reeds op 30 april 2020 automatisch bevestigd. Voor 2021 moet er dus geen enkele bevestiging meer gebeuren, behalve natuurlijk in geval van een wijziging van eerder ingevoerde gegevens. Deze wijzigingen zullen door de uiteindelijke begunstigde zelf ter kennis moeten gebracht worden van de Informatieplichtige (meestal een vennootschap of een Belgische rechtspersoon), zoals voortaan, op straffe van sanctie, voorzien in de wet van 20 juli 2020 (die artikel 1:35 van het WVV wijzigt). De boete die hiervoor voorzien wordt, bedraagt minimum 250,00 EUR en kan oplopen tot maximum 50.000,00 EUR.
Al is dit initiatief van de administratie welkom, rekening houdend met de vele formaliteiten die momenteel op de Informatieplichtigen rusten, moeten we erop wijzen dat het toepassingsveld van de verplichting tot registratie van de “UBO’s” en de omvang van de gegevens die moeten geregistreerd worden daarentegen werden uitgebreid bij koninklijk besluit van 23 september 2020, die dat van 30 juli 2018 heeft gewijzigd.
Om te beginnen breidt de nieuwe reglementering de verplichtingen van de Informatieplichtigen uit, dit vanaf 11 oktober 2020. Vanaf die datum hebben alle Informatieplichtigen voortaan de plicht om spontaan elk document voor te leggen dat aantoont dat de gegevens die geregistreerd werden in het UBO register adequaat, correct en actueel zijn. Het is dus aan de Informatieplichtige om op eigen initiatief bewijsstukken te bezorgen aan de administratie zoals een uittreksel uit het aandelenregister, de statuten van de vennootschap en hun wijzigingen (kapitaalverhogingen, splitsingen, fusies, enz, e.a.) van de (I)VZW, van de trust of van de gelijkaardige juridische constructie, een aandelenovereenkomst, een notariële akte (schenkingsakte, e.a.) of elk ander document (dat moet gelegaliseerd worden als het van een derde land komt) dat het adequaat, correct en actueel karakter van de geleverde informatie over de geregistreerde uiteindelijke begunstigden kan aantonen. Er is voor gezorgd dat deze documenten enkel toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten, met uitzondering van het “publiek”. Er zijn ook uitvoeringstermijnen voor deze nieuwe verplichting voorzien. Zo beschikken de Informatieplichtigen die hun UBO reeds voor 11 oktober 2020 hebben geregistreerd over een termijn tot uiterlijk 30 april 2021 om deze documenten te downloaden in het Register. De Informatieplichtigen die de registratie van hun “UBO pas na 11 oktober 2020 doen, zullen deze documenten moeten leveren bij de initiële registratie.
Vervolgens verduidelijkt (en verhoogt) de nieuwe reglementering de gegevens die moeten geleverd worden bij een “onrechtstreekse UBO” van een Informatieplichtige, wat wijst op een uiteindelijke begunstigde die de Informatieplichtige bezit of controleert met tussenkomst van één of meerdere juridische entiteiten. Tot op vandaag was het bij dergelijke “onrechtstreekse UBO” vereist om het “gewogen” percentage door te geven die deze laatste bezat in de Informatieplichtige (ofwel het percentage van zijn effectieve controle in de Informatieplichtige, rekening houdend met het aantal tussenpersonen, het percentage van zijn deelneming in die tussenpersonen, en het percentage van deelneming van deze tussenpersonen in de Informatieplichtige). Vandaag moeten op eigen initiatief alle percentages gegeven worden van deelnemingen van deze “onrechtstreekse UBO” in elk van de tussenkomende entiteiten die tussenkomen op elk niveau van de controlestructuur of de eigendom van de Informatieplichtige Deze verplichtingen zijn van kracht sinds 11 oktober 2020, met een termijn voor de naleving tot 30 april 2021, voor de gevallen waar er reeds een initiële registratie werd uitgevoerd (behalve natuurlijk wijziging van de geregistreerde gegevens).
Ten slotte legt de nieuwe reglementering een maatregel op om de registratieverplichting te concretiseren van trusts en gelijkaardige juridische constructies (en niet langer “entiteiten”), wat reeds door de initiële reglementering van 2018 voorzien was maar wat meestal “dode letter” bleef, omdat het informaticasysteem bestemd voor de registratie van de gegevens dergelijke registratie enkel mogelijk maakte op basis van een “KBO” nummer van de Informatieplichtige. Maar tot op vandaag beschikten trusts en gelijkaardige juridische constructies niet over dergelijk “KBO” nummer. Het nieuwe koninklijk besluit voorziet bijgevolg hun voorafgaande en verplichte registratie bij de KBO, teneinde de registratieverplichting van hun “UBO” operationeel te maken. We moeten noteren dat de registratie bij het “UBO register” zal moeten gepaard gaan met bewijsstukken, waarvan hiervoor sprake, ook in dit geval. Wanneer de trust of elke andere gelijkaardige constructie reeds haar “UBO” heeft geregistreerd in een gelijkaardig register dat opgemaakt is door een andere Lidstaat van de Europese Unie, dan zal het toegelaten zijn om enkel een uittreksel van deze gegevens te bezorgen. We herhalen hier dat als uiteindelijke begunstigden van trusts en andere gelijkaardige juridische structuren worden beschouwd hun oprichter, hun bestuurder(s), fiduciaire(s) of hun trustee(s), hun eventuele beschermer, de begunstigden van de trust, de (of de categorie) van natuurlijke personen in wiens primair belang de trust werd opgericht of functioneert of nog elke andere natuurlijke persoon die, omwille van zijn rechtstreekse of onrechtstreekse eigendom of door andere middelen, de trust uiteindelijk controleert. Dezelfde termijnen voor inwerkingtreding als deze hierboven bedoelt, zijn van toepassing, ofwel een inwerkingtreding op 11 oktober 2020, met een termijn tot 30 april 2021 in geval van voorafgaande registratie (behalve wijziging van initiële gegevens).
De Informatieplichtigen zullen erop toezien dat de termijnen die aan hen worden opgelegd, gerespecteerd worden teneinde aan hun nieuwe verplichtingen te voldoen; De voorzichtige “UBO” zal er goed aan doen om rekening te houden met de gevolgen van deze nieuwe uitbreiding van verplichting van “transparantie” voor zijn persoonlijke situatie en de stavingstukken die hij misschien zal moeten voorleggen van de oorsprong van zijn vermogen, zonder te wachten tot de belastingadministratie op eigen initiatief beslist om hem te ondervragen.