Nous avons déjà abordé, dans de précédentes contributions, les obligations et implications en lien avec le « Registre des bénéficiaires effectifs » dénommé « Registre UBO », mis en place par la loi belge du 18 septembre 2017. La mise en œuvre en Belgique de la règlementation européenne avait été assez fastidieuse, et nécessité nombreuses clarifications à l’effet d’arrêté royal, de manuels et de « FAQ » révisés à plusieurs reprises. Si bien que l’enregistrement par les entités visées de leurs bénéficiaires effectifs avait nécessité nombreux reports et délais.

Il était initialement prévu que tout enregistrement effectué devait être confirmé dans l’année. Les « Redevables d’information » doivent en effet confirmer annuellement que les informations reprises dans le Registre UBO sont adéquates, exactes et actuelles, et le cas échéant les mettre à jour. Le délai imparti pour l’enregistrement primitif venait à échéance le 30 septembre 2019. Le délai de confirmation a commencé à courir à partir de la dernière modification introduite dans le Registre UBO. La confirmation annuelle aurait dès lors dû intervenir aux alentours du 30 septembre 2020, pour les redevables ayant respecté les délais fixés… L’administration en charge de la tenue du Registre UBO a toutefois publié sur son site une notification selon laquelle, « pour des raisons techniques », les informations déjà encodées sur les bénéficiaires effectifs de tous les redevables d'information ont été automatiquement confirmées le 30 avril 2020. Aucune confirmation n'est donc à effectuer avant 2021, sauf bien entendu en présence de modification des données précédemment encodées. Ces modifications devront quant à elles être portées à la connaissance du Redevable de l’information (le plus souvent, une société ou une personne morale belge) par le bénéficiaire effectif lui-même, ainsi que le prévoit désormais, sous peine de sanction, une loi du 20 juillet 2020 (ayant modifié l’article 1 :35 du CSA). L’amende prévue à cet égard sera de minimum 250,00 EUR, pour s » élever au maximum à 50.000,00 EUR.

Si cette initiative de l’administration est la bienvenue, compte tenu des nombreuses formalités qui pèsent actuellement sur les Redevables d’information, il faut relever que le champ d’application de l’obligation d’enregistrement des « UBO », et l’étendue des informations à enregistrer, ont par contre été étendus, à l’effet d’un arrêté royal du 23 septembre 2020, ayant modifié celui du 30 juillet 2018.

En premier lieu, la règlementation nouvelle étend les obligations des Redevables d’information, à compter du 11 octobre 2020. Depuis cette date, tous les Redevables d’information ont désormais l’obligation de fournir, spontanément, tout document démontrant que les informations enregistrées dans le Registre UBO sont adéquates, exactes et actuelles. Il revient dès lors au Redevable de l’information de fournir à l’administration, d’initiative, des documents probants, tels qu’un extrait du registre des parts, les statuts de la société, et leurs modification (augmentations de capital, scissions, fusions, etc, e.a.), de l’a(i)sbl, du trust ou de la construction juridique similaire, un pacte d’actionnaires, un acte notarié (un acte de donation, e.a.) ou tout autre document (à faire légaliser s’il émane d’un pays tiers) qui permettra de démontrer à l’administration le caractère adéquat, exact et actuel des informations fournies sur les bénéficiaires effectifs enregistrés. Il est prévu que ces documents ne seront accessibles que pour les autorités compétentes, à l’exception du « public ». Des délais d’exécution de cette nouvelle obligation sont prévus. Ainsi, les Redevables d’information qui ont déjà enregistré leurs « UBO » avant le 11 octobre 2020 disposent d’un délai jusqu’au 30 avril 2021 au plus tard afin de télécharger ces documents dans le Registre. Les Redevables d’information qui effectuent par contre l’enregistrement de leurs « UBO » à compter du 11 octobre 2020 devront fournir ces documents lors de l’enregistrement primitif.

Ensuite, la règlementation nouvelle clarifie (et accroît) les informations à fournir en présence d’un « UBO indirect » d’un Redevable d’information, ce qui vise un bénéficiaire effectif qui possède ou qui contrôle le Redevable d’information par l'intermédiaire d'une ou plusieurs entités juridiques. Jusqu’à présent, il était requis, en présence d’un tel « UBO indirect », de fournir le pourcentage « pondéré » que ce dernier détenait dans le Redevable d’information (soit le pourcentage de son contrôle effectif dans le Redevable d’information, compte tenu du nombre d’intermédiaires, de son pourcentage de participation dans ces intermédiaires, et du pourcentage de participation de ces intermédiaires dans le Redevable d’information). Il faudra à présent fournir, d’initiative, tous les pourcentages de participation de cet « UBO indirect » dans chacune des entités intermédiaires, intervenant à chacun des niveaux de la structure de contrôle ou de propriété du Redevable d’information. Ces obligations sont en vigueur depuis le 11 octobre 2020, avec un délai de mise en conformité au 30 avril 2021, pour les hypothèses où un enregistrement primitif a déjà été effectué (sauf modification bien entendu des informations enregistrées).

Enfin, la règlementation nouvelle impose une mesure qui permettra de concrétiser l’obligation d’enregistrement des trusts, fiducies et constructions (et non plus « entités ») juridiques similaires, déjà prévue par la règlementation initiale de 2018, mais qui restait la plupart du temps « lettre morte », du fait que le système informatique destiné à l’enregistrement des données ne permet tel enregistrement que sur base d'un numéro « BCE » du Redevable d’information. Or, jusqu’à présent, des trusts, fiducies et constructions juridiques similaires ne disposaient pas d’un tel numéro « BCE ». L’arrêté royal nouveau prévoit dès lors leur enregistrement préalable et obligatoire, auprès de la BCE, afin de rendre opérationnelle l’obligation d’enregistrement de leurs « UBO ». A noter que l’enregistrement auprès du « Registre UBO » devra s’accompagner des documents probants, dont question ci-avant, également en cette hypothèse. Lorsque le trust, la fiducie ou toute autre construction similaire a déjà procédé à un enregistrement de ses « UBO » dans un registre similaire organisé par un autre État membre de l’Union Européenne, il sera permis de ne fournir qu’un extrait de ces informations. Nous rappellerons à cet égard que sont considérés comme bénéficiaires effectifs de trusts, fiducies et autres structures juridiques similaires, leur constituant ou fondateur, leur(s) administrateur(s) fiduciaire(s) ou leur(s) trustee(s), leur éventuel protecteur, les bénéficiaires de la fiducie ou du trust, les (ou la catégorie de) personnes physiques dans l'intérêt principal desquelles la fiducie ou le trust ont été créés ou fonctionnent ou encore toute autre personne physique qui, en raison de sa propriété directe ou indirecte ou par d'autres moyens, contrôle en dernier ressort la fiducie ou le trust. Les mêmes délais d’entrée en vigueur que ceux envisagés ci-dessus s’appliquent, soit une entrée en vigueur au 11 octobre 2020, avec délai au 30 avril 2021 en cas d’enregistrement préalable (sauf modification des données primitives).

Les Redevables d’information veilleront à respecter les délais qui leur sont imposés afin de respecter leurs obligations nouvelles ; L’ « UBO » prudent sera quant à lui bien avisé d’envisager les conséquences de cette nouvelle extension de l’obligation de « transparence » sur sa situation personnelle, et les justifications qu’il sera peut être amené à fournir quant à l’origine de son patrimoine, sans attendre que l’administration fiscale ne se décide à l’interroger d’initiative.

In vorige bijdragen hebben we het reeds gehad over de verplichtingen en implicaties gelinkt aan het “ Register van uiteindelijke begunstigden” ook het “UBO register” genoemd, dat werd ingevoerd bij de Belgische wet van 18 september 2017. De invoering van de Europese reglementering in België verliep zeer moeizaam en verschillende verduidelijkingen van het koninklijk besluit, handleidingen en “FAQ” nodig die meermaals werden aangepast. Zodat de registratie door de bedoelde entiteiten van hun uiteindelijke begunstigden vele uitstellen en deadlines vergde.

Eerst werd er voorzien dat elke registratie die uitgevoerd werd, binnen het jaar moest bevestigd worden. De “Informatieplichtigen” moeten inderdaad jaarlijks bevestigen dat de gegevens die in het UBO register staan adequaat, correct en actueel is en in voorkomend geval deze gegevens bijwerken. De vastgestelde termijn voor de oorspronkelijke registratie verliep op 30 september 2019. De termijn voor de bevestiging is beginnen lopen vanaf de laatste wijziging die in het UBO register werd ingevoerd. De jaarlijkse bevestiging had tussen moeten gebeuren rond 30 september 2020 voor de informatieplichtigen die de vastgelegde termijnen gerespecteerd hebben… De administratie die belast is met het bijhouden van het UBO register heeft echter op haar website een kennisgeving gepubliceerd dat zegt, “omwille van technische redenen” werden de gegevens over de uiteindelijke begunstigden die reeds door alle informatieplichtigen werden ingevoerd, reeds op 30 april 2020 automatisch bevestigd. Voor 2021 moet er dus geen enkele bevestiging meer gebeuren, behalve natuurlijk in geval van een wijziging van eerder ingevoerde gegevens. Deze wijzigingen zullen door de uiteindelijke begunstigde zelf ter kennis moeten gebracht worden van de Informatieplichtige (meestal een vennootschap of een Belgische rechtspersoon), zoals voortaan, op straffe van sanctie, voorzien in de wet van 20 juli 2020 (die artikel 1:35 van het WVV wijzigt). De boete die hiervoor voorzien wordt, bedraagt minimum 250,00 EUR en kan oplopen tot maximum 50.000,00 EUR.

Al is dit initiatief van de administratie welkom, rekening houdend met de vele formaliteiten die momenteel op de Informatieplichtigen rusten, moeten we erop wijzen dat het toepassingsveld van de verplichting tot registratie van de “UBO’s” en de omvang van de gegevens die moeten geregistreerd worden daarentegen werden uitgebreid bij koninklijk besluit van 23 september 2020, die dat van 30 juli 2018 heeft gewijzigd.

Om te beginnen breidt de nieuwe reglementering de verplichtingen van de Informatieplichtigen uit, dit vanaf 11 oktober 2020. Vanaf die datum hebben alle Informatieplichtigen voortaan de plicht om spontaan elk document voor te leggen dat aantoont dat de gegevens die geregistreerd werden in het UBO register adequaat, correct en actueel zijn. Het is dus aan de Informatieplichtige om op eigen initiatief bewijsstukken te bezorgen aan de administratie zoals een uittreksel uit het aandelenregister, de statuten van de vennootschap en hun wijzigingen (kapitaalverhogingen, splitsingen, fusies, enz, e.a.) van de (I)VZW, van de trust of van de gelijkaardige juridische constructie, een aandelenovereenkomst, een notariële akte (schenkingsakte, e.a.) of elk ander document (dat moet gelegaliseerd worden als het van een derde land komt) dat het adequaat, correct en actueel karakter van de geleverde informatie over de geregistreerde uiteindelijke begunstigden kan aantonen. Er is voor gezorgd dat deze documenten enkel toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten, met uitzondering van het “publiek”. Er zijn ook uitvoeringstermijnen voor deze nieuwe verplichting voorzien. Zo beschikken de Informatieplichtigen die hun UBO reeds voor 11 oktober 2020 hebben geregistreerd over een termijn tot uiterlijk 30 april 2021 om deze documenten te downloaden in het Register. De Informatieplichtigen die de registratie van hun “UBO pas na 11 oktober 2020 doen, zullen deze documenten moeten leveren bij de initiële registratie.

Vervolgens verduidelijkt (en verhoogt) de nieuwe reglementering de gegevens die moeten geleverd worden bij een “onrechtstreekse UBO” van een Informatieplichtige, wat wijst op een uiteindelijke begunstigde die de Informatieplichtige bezit of controleert met tussenkomst van één of meerdere juridische entiteiten. Tot op vandaag was het bij dergelijke “onrechtstreekse UBO” vereist om het “gewogen” percentage door te geven die deze laatste bezat in de Informatieplichtige (ofwel het percentage van zijn effectieve controle in de Informatieplichtige, rekening houdend met het aantal tussenpersonen, het percentage van zijn deelneming in die tussenpersonen, en het percentage van deelneming van deze tussenpersonen in de Informatieplichtige). Vandaag moeten op eigen initiatief alle percentages gegeven worden van deelnemingen van deze “onrechtstreekse UBO” in elk van de tussenkomende entiteiten die tussenkomen op elk niveau van de controlestructuur of de eigendom van de Informatieplichtige Deze verplichtingen zijn van kracht sinds 11 oktober 2020, met een termijn voor de naleving tot 30 april 2021, voor de gevallen waar er reeds een initiële registratie werd uitgevoerd (behalve natuurlijk wijziging van de geregistreerde gegevens).

Ten slotte legt de nieuwe reglementering een maatregel op om de registratieverplichting te concretiseren van trusts en gelijkaardige juridische constructies (en niet langer “entiteiten”), wat reeds door de initiële reglementering van 2018 voorzien was maar wat meestal “dode letter” bleef, omdat het informaticasysteem bestemd voor de registratie van de gegevens dergelijke registratie enkel mogelijk maakte op basis van een “KBO” nummer van de Informatieplichtige. Maar tot op vandaag beschikten trusts en gelijkaardige juridische constructies niet over dergelijk “KBO” nummer. Het nieuwe koninklijk besluit voorziet bijgevolg hun voorafgaande en verplichte registratie bij de KBO, teneinde de registratieverplichting van hun “UBO” operationeel te maken. We moeten noteren dat de registratie bij het “UBO register” zal moeten gepaard gaan met bewijsstukken, waarvan hiervoor sprake, ook in dit geval. Wanneer de trust of elke andere gelijkaardige constructie reeds haar “UBO” heeft geregistreerd in een gelijkaardig register dat opgemaakt is door een andere Lidstaat van de Europese Unie, dan zal het toegelaten zijn om enkel een uittreksel van deze gegevens te bezorgen. We herhalen hier dat als uiteindelijke begunstigden van trusts en andere gelijkaardige juridische structuren worden beschouwd hun oprichter, hun bestuurder(s), fiduciaire(s) of hun trustee(s), hun eventuele beschermer, de begunstigden van de trust, de (of de categorie) van natuurlijke personen in wiens primair belang de trust werd opgericht of functioneert of nog elke andere natuurlijke persoon die, omwille van zijn rechtstreekse of onrechtstreekse eigendom of door andere middelen, de trust uiteindelijk controleert. Dezelfde termijnen voor inwerkingtreding als deze hierboven bedoelt, zijn van toepassing, ofwel een inwerkingtreding op 11 oktober 2020, met een termijn tot 30 april 2021 in geval van voorafgaande registratie (behalve wijziging van initiële gegevens).

De Informatieplichtigen zullen erop toezien dat de termijnen die aan hen worden opgelegd, gerespecteerd worden teneinde aan hun nieuwe verplichtingen te voldoen; De voorzichtige “UBO” zal er goed aan doen om rekening te houden met de gevolgen van deze nieuwe uitbreiding van verplichting van “transparantie” voor zijn persoonlijke situatie en de stavingstukken die hij misschien zal moeten voorleggen van de oorsprong van zijn vermogen, zonder te wachten tot de belastingadministratie op eigen initiatief beslist om hem te ondervragen.