L’adaptation obligatoire des statuts des ASBL découle du Code des Sociétés et des Associations (« CSA »). Elle doit être faite pour le 1er janvier 2024 au plus tard. Les principales adaptations des statuts qui doivent être faites sont les suivantes :

• La seule notion de but de l’ASBL ne suffit plus : en plus du but désintéressé, les statuts de l’ASBL doivent détaillés, de manière précise, l’objet de l’ASBL, c’est-à-dire les activités principales qu’elle va exercer pour atteindre son but. Le non-respect de cette disposition peut entraîner la nullité de l’ASBL par le tribunal de l’entreprise ;
• L’ASBL (le Conseil d’administration et l’Assemblée générale) ne doit plus être composée obligatoirement de trois membres : deux membres suffisent, y compris pour la création (art. 1:2 CSA) ;
• L’ASBL doit adopter une dénomination différente de celle de toute autre personne morale (art. 2:3, §1er, al. 1er CSA) : elle doit vérifier les dénominations existantes sur le site de la Banque Carrefour des Entreprises (« BCE ») ou via le Moniteur belge ;
• Il doit obligatoirement être fait mention de la région dans laquelle se trouve le siège statutaire de l’ASBL : l’adresse complète et l’arrondissement judiciaire ne sont plus obligatoires (art. 2:4, al. 1er CSA) ;
• L’adresse électronique de l’ASBL doit être inscrite dans les statuts de l’ASBL pour être valablement reconnue pour l’ASBL : le Conseil d’administration est compétent pour modifier cette adresse (art. 2:4, al. 2 et 3 CSA) ;
• Le délai minimum de convocation à l’Assemblée générale passe de huit à quinze jours francs ;
• En cas de conflit d’intérêt patrimonial, l’administrateur doit en informer le Conseil d’administration, et ne peut assister aux débats et prendre part aux votes. En outre, le procès verbal doit reprendre la nature et les explications du conflit d’intérêt.

Ces statuts adaptés doivent être adoptés en Assemblée générale, puisque seule l’Assemblée générale peut modifier les statuts.

Dès lors, le Conseil d’administration doit convoquer les membres à l’Assemblée général au moins quinze jours avant la date de celle-ci. L’ordre du jour et les modifications envisagées doivent être formellement indiquées dans la convocation. L’indication « modification des statuts » ne suffit pas.

Par ailleurs, une Assemblée générale ne peut se prononcer valablement sur une modification de statuts que si au moins deux tiers des membres effectifs de l’ASBL sont présents ou représentés (quorum de présence). Cependant, si ce quorum n’est pas atteint, une deuxième Assemblée générale peut être convoquée.

Par conséquent, il est prudent de prévoir une seconde date (au minimum quinze jours après la première), dans le cas où le quorum ne serait pas atteint lors de la première Assemblée générale appelée à modifier les statuts. Cette seconde Assemblée générale est valable quel que soit le nombre de présents ou représentés.

Quant au quorum des votes pour la modification des statuts, il est de quatre cinquièmes des voix exprimées.

Enfin, lorsque l’Assemblée générale a adopté les nouveaux statuts, ceux-ci doivent être déposés, accompagnés du texte coordonné des statuts, au greffe du tribunal de l’entreprise. C’est ce dernier qui les transmettra au Moniteur belge pour publication.

Afschrift Tax and Legal est comme toujours à votre disposition pour vous assister dans la mise à jour de vos statuts et dans les formalités administratives.

Candice JEUNIAUX

De verplichte aanpassing van de statuten van vzw's vloeit voort uit het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen ("WVV"). De aanpassing moet uiterlijk op 1 januari 2024 doorgevoerd zijn.

De belangrijkste aanpassingen van de statuten die moeten worden doorgevoerd, zijn de volgende:

• De loutere notie van het doel van de vzw volstaat niet meer: naast het belangeloze doel moeten de statuten van de vzw het doel van de vzw nauwkeurig beschrijven, dat wil zeggen de belangrijkste activiteiten die zij zal uitvoeren om haar doel te bereiken. Niet-naleving van deze bepaling kan leiden tot de nietigheid van de vzw uitgesproken door de vennootschapsrechtbank;
• De vzw (de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering) moet niet langer uit drie leden bestaan: twee leden zijn voldoende, ook voor de oprichting (art. 1:2 WVV);
• De vzw moet een andere naam aannemen dan die van elke andere rechtspersoon (art. 2:3, §1, lid 1 WVV): zij moet de bestaande namen controleren op de website van de Kruispuntbank van Ondernemingen ("KBO”) of via het Belgisch Staatsblad;
• Het is verplicht om het gewest te vermelden waarin de maatschappelijke zetel van de vzw is gevestigd: het volledige adres en het gerechtelijk arrondissement zijn niet langer verplicht (art. 2:4, lid 1 WVV);
• Het e-mailadres van de vzw moet worden vermeld in de statuten van de vzw om geldig erkend te worden voor de vzw: de Raad van Bestuur is bevoegd om dit adres te wijzigen (art. 2:4, lid 2 en 3 WVV);
• De minimumtermijn voor het bijeenroepen van de Algemene Vergadering wordt verhoogd van acht naar vijftien volle dagen;
• In geval van belangenconflict moet de bestuurder de raad van bestuur hiervan op de hoogte brengen en mag hij de debatten niet bijwonen en deelnemen aan de stemming. Daarnaast moeten de aard en uiteenzetting van het belangenconflict in de notulen worden opgenomen.

Deze aangepaste statuten moeten worden goedgekeurd op de Algemene Vergadering, aangezien enkel de Algemene Vergadering de statuten kan wijzigen.

Derhalve moet de Raad van Bestuur de leden van de Algemene Vergadering minstens vijftien dagen voor de datum van de vergadering bijeenroepen. De agenda en de voorgestelde wijzigingen moeten formeel worden vermeld in de uitnodiging voor de vergadering. De vermelding "wijziging van de statuten" is niet voldoende.

Bovendien kan een Algemene Vergadering enkel rechtsgeldig beslissen over een statutenwijziging indien minstens twee derde van de effectieve leden van de vzw aanwezig of vertegenwoordigd is (aanwezigheidsquorum). Indien dit quorum echter niet wordt bereikt, kan een tweede Algemene Vergadering worden bijeengeroepen.

Daarom is het verstandig om een tweede datum te voorzien (ten minste vijftien dagen na de eerste), in het geval dat het quorum niet wordt bereikt op de eerste Algemene Vergadering die wordt opgeroepen om de statuten te wijzigen. Deze tweede Algemene Vergadering is geldig ongeacht het aantal aanwezigen of vertegenwoordigden.

Het quorum van de stemmen voor de wijziging van de statuten bedraagt vier vijfde van de uitgebrachte stemmen.

Ten slotte, wanneer de Algemene Vergadering de nieuwe statuten heeft goedgekeurd, moeten ze, samen met de gecoördineerde tekst van de statuten, worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Het is deze laatste die ze ter publicatie aan het Belgisch Staatsblad zal overmaken.

Afschrift Tax and Legal staat zoals altijd te uwer beschikking om u bij te staan bij het bijwerken van uw statuten en bij de administratieve formaliteiten.

Candice JEUNIAUX